Comment embaucher le meilleur planificateur d’événements

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Embaucher un planificateur d’événements ou un producteur est très important pour la réussite de votre événement privé, mais vous devez vous assurer de passer du temps à trouver les meilleurs planificateurs d’événements et à les examiner attentivement avant d’en engager un pour l’événement de votre entreprise.

Il y a des variables à considérer lors de votre sélection. Celles-ci incluent l’objectif de votre événement, le budget avec lequel vous travaillez, votre raison d’embauche externe et les candidats disponibles pour le poste, et heureusement, il existe d’excellentes ressources que les entreprises peuvent utiliser pour choisir le meilleur planificateur d’événements ou producteur.

Utilisez le guide suivant pour vous aider à déterminer si vous avez besoin d’un planificateur d’événements pour votre prochain événement d’entreprise, et si oui, comment sélectionner le meilleur candidat pour le travail.

Déterminer l’objectif et le besoin de votre événement pour le planificateur d’événements

La plupart des gens pensent que l’embauche d’un planificateur d’événements ou d’un traiteur extérieur commence par déterminer le budget de l’événement, mais la vérité est qu’il est plus important de commencer par définir pourquoi vous voulez organiser un événement en premier lieu.

Avant de contacter une ressource externe ou interne qui vous aidera à planifier cet événement, vous devez être en mesure de partager les objectifs importants de l’événement comme un mariage à Marrakech. Répondez à vos questions pertinentes au sujet de qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment – il y aura suffisamment de temps pour faire des ajustements plus tard.

Une fois que vous ayez défini vos objectifs, quelques idées claires commencent à émerger sur le thème et le message que vous souhaitez transmettre lors de votre événement, mais surtout, vous voulez déterminer les activités et les services dont vous avez besoin.

Vous voudrez déterminer quel budget vous avez pour un planificateur et s’ils aideront à sélectionner le lieu, à construire les menus et à faire des recommandations sur les options de nourriture et de boisson, les conférenciers et les divertissements, être sur place pour les besoins de production journalière, et / ou aider à créer les documents de communication importants comme les invitations et la liste des invités.

Si vous planifiez votre événement seul et que vous n’avez pas encore répondu à l’un de ces besoins, il est possible que vous souhaitiez engager un planificateur d’événements pour gérer ces tâches et responsabilités.

Utiliser des sources locales pour rechercher un planificateur d’événements qualifié

Souvent, les gens pensent que le bouche à oreille est le meilleur moyen d’embaucher un organisateur d’événements pour leur fête d’anniversaire, réunion d’affaires, week-end ou autre, et bien que cela aide certainement, ce n’est probablement pas l’approche la plus efficace.

Si vous essayez de trouver le meilleur planificateur d’événements pour votre affaire, il est préférable de faire des recherches sur quelqu’un d’expérimenté et qui jouit d’une solide réputation au sein de la communauté des planificateurs d’événements. Le bouche à oreille offre une opportunité de vente facile pour un planificateur désireux de trouver de nouveaux clients, mais la réputation des pairs est très efficace.

Qu’il s’agisse d’un événement social ou d’une réunion d’entreprise, les règles d’embauche d’un organisateur d’événements ou d’un traiteur restent les mêmes: vous souhaitez engager quelqu’un qui a l’expertise nécessaire pour créer votre type d’événement. Envisagez des chapitres de groupes d’adhésion professionnelle ou vérifiez avec le chapitre national ou local de Meeting Professionals International, la Société internationale des événements spéciaux, l’Association nationale des cadres de la restauration.

Il est également important de savoir qui publie des articles dans leur secteur.

Si vous voulez savoir qui a la réputation de fournir des services ou de l’expertise dans un marché particulier, vérifiez auprès de la convention locale et du bureau des visiteurs car de nombreux planificateurs d’événements sont des membres actifs et entretiennent également des relations avec les chambres de commerce locales; Une autre façon de trouver des experts est de contacter le service des ventes des congrès de l’hôtel – ils partageront avec vous en qui ils ont confiance.

Entrevues et discussions sur les besoins de l’événement avec les candidats

La plupart des planificateurs d’événements seront impatients d’entendre parler de votre événement spécifique, mais leur fournir de brefs détails au début, et se concentrer un peu plus sur leur expertise dans la ronde initiale d’entrevues, au cours de laquelle vous devriez réduire le nombre de candidats aux trois candidats les plus forts.

Vous devez ensuite demander à chaque planificateur d’événements ou à son cabinet de partager des informations sur son activité, son expérience avec les événements passés et sa planification des éventualités, en accordant une attention particulière à la réponse du candidat et à toute question de suivi que cela soit pour votre entreprise, l’événement ou ses objectifs.

Les bons planificateurs vous guideront à travers une discussion pour en apprendre davantage sur les objectifs généraux, l’échéancier, le budget, le nombre de visiteurs et les préférences personnelles de votre événement. Les bons planificateurs vous poseront des questions sur votre organisation et en apprendront davantage sur vos objectifs et votre événement particulier. Recherchez ces signes lors des entretiens pour trouver des candidats qui se démarqueront des autres.

Bien qu’il ne soit pas toujours possible de rencontrer quelqu’un en personne lors de la première ronde d’entrevues, surtout si votre programme est à l’extérieur de la ville, cela peut être une étape critique dans le choix du bon planificateur ou producteur pour votre événement.