Comment planifier un événement étape par étape

Avez-vous déjà demandé comment votre écrivain préféré parvient à garder sa muse à proximité et à créer ce gros tas de pages étonnantes que vous avez lus voracement? Pas de gros secrets ici, mon ami.

Vous disposez d’un nouvel événement dans votre assiette et vous ne savez pas de quel côté vous approcher, prenez votre fourchette et votre couteau, asseyez-vous confortablement et commencez cette délicieuse aventure.

Pourquoi devriez-vous planifier un événement?

Tout comme la brièveté est la sœur du talent, la planification de votre Event Marrakech est sans aucun doute assimilable à une planification d’événements efficace. Si vous ne voulez pas d’expériences effrénées, faites la queue au coin de l’enregistrement, que quelqu’un place le buffet au mauvais endroit et ne sache pas quoi faire, achetez simplement un cahier et faites coïncider tous les processus clés sur le papier.

Le processus de planification qui donne naissance à une gestion de haut niveau des événements implique trois règles. Pour atteindre le succès avec les étapes de planification de la gestion des événements de base, respectez ce cadre:

Pas de pression. Juste un calme brainstorming, créez une vision de ce que vous voulez réaliser avec cet événement.

Donnez-lui la structure. Décrivez tous les aspects sur lesquels vous devez travailler et obtenez l’horizon parfait avec les étoiles que vous devrez allumer pour un grand événement!

Relier les points. Parlez à tout le monde, dont vous avez besoin d’aide. Avez-vous résolu tous les problèmes techniques? De cette façon, vos stars n’arrêteront pas de briller au moment le plus responsable!

10 étapes pour planifier votre événement: paver le chemin vers le ciel clair

Voici les étapes clés de la planification d’un événement réussi:

#1. Pas de rock and roll sans but

Nous ne serions certainement pas les premiers à dire: « n’osez pas commencer votre planification d’un événement sans vous fixer de but. » Cette règle d’or est un must pour ceux qui veulent un bon départ et même une plus grande fermeture pour l’événement. Pour simplifier le processus, divisez les objectifs en catégories. De cette façon, vous serez en mesure d’aborder plusieurs problèmes en même temps.

Au cas où vous vous perdriez sur le chemin de votre cible, regardez les astuces sur le réglage des objectifs SMART.

# 2. Organiser une équipe

Les tâches partagées sont des tâches plus faciles. N’hésitez pas à attribuer des responsabilités aux membres de votre équipe. Notre suggestion est de décrire les aspects clés qui doivent être pris en compte comme le divertissement, la gestion des sites, les sponsors. Aussi, faites en sorte que quelqu’un de l’équipe soit responsable de chacun d’entre eux. En effet, si tout le monde s’efforce d’être la meilleure pièce du puzzle, imaginez quelle magnifique photo vous obtiendrez à la fin!

# 3. Devenez un maestro de synchronisation

Vous devez vous faire des amis avec un calendrier si vous voulez échapper à un changement d’horaire et à des retenues. Donnez-vous suffisamment de temps pour la préparation et pour tout régler. Fixez des échéances pour permettre aux équipes de mieux performer et que le compte à rebours commence!

# 4. Marquez votre événement

De toutes les étapes de la planification d’événements, celle-ci est, évidemment, très importante pour votre client. Pour permettre une reconnaissance élevée de la marque, vous devez la faire ressortir. Commencez par réfléchir à vos idées folles. Capturez-les dans toutes les saveurs et toutes les couleurs, puis réfléchissez à ce qui correspond le mieux au thème de votre événement.

NB: Les aspects les plus mémorables de votre spectacle devraient être un slogan et un logo. C’est ce qui compte vraiment. C’est ce que vous devez faire parfaitement.

# 5. Chaque maître a besoin d’un plan directeur

Construisez votre propre manuel de planification d’événements à partir de rien, en établissant une solution de travail (plus une solution de sauvegarde) pour la gestion du site / enregistrement / divertissement / promotion / bénévolat et un autre aspect pertinent. Encore une fois, n’oubliez pas de vérifier si vous avez au moins un membre de l’équipe dédié derrière chacune de ces sphères de responsabilité. Traitez votre plan d’affaires pour un événement en guise de guide grâce à un engagement sans faille des participants!

# 6. Régner et gouverner

Pour faire de la planification d’événements, vous devez être un gestionnaire avec mille yeux vigilants, n’est-ce pas? Sauf si vous avez un assistant fiable pour simplifier vos tâches administratives. Pensez à utiliser un logiciel en ligne pour simplifier les processus de planification d’événements tels que les paiements, l’intégration de listes de contacts, les rapports, l’enregistrement, etc. La minimisation du travail technique vous donne un espace de créativité.

#7. Établir des partenariats et des commanditaires

Identifiez les partenaires corporatifs et les organismes communautaires qui pourraient vous aider à faire des étapes progressives dans la planification d’un événement. Pensez à chaque solution imaginable: du loyer du lieu à l’aide bénévole. N’oubliez pas non plus d’identifier comment vos sponsors peuvent vous aider à renforcer votre engagement.

 # 8. Faire un plan de publicité

Même si votre événement est bien reconnu, ne comptez pas sur le bouche à oreille seul. Commencez avec un avis d’annonce sur le site Web et restez connecté jusqu’à l’événement «merci».

# 9. Budget

L’une des étapes les plus difficiles de la planification d’un événement consiste à aligner vos besoins sur le budget réel dont vous disposez. Pour le gérer judicieusement, pensez d’abord à toutes les sources de financement externe des commandites, puis affectez le coût réaliste au reste de l’événement.

# 10. Déterminer le processus d’évaluation

Le dernier aspect sur la liste des étapes pour la planification d’événements (qui n’est, en fait, pas dernier): établir un système de travail pour surveiller votre succès. Ce processus doit être fait sur la scène de l’établissement d’objectifs. Assurez-vous que votre progression est évolutive!

Top 5 des astuces de planification d’événements:

Pour tirer le meilleur parti de votre organisation d’événements, ajoutez ces 5 conseils à votre stratégie de planification et voyez où ils peuvent vous emmener!

Rester calme

Peu importe ce qui se passe dans ta tête. Peu importe le nombre de verres qu’un serveur a déjà brisés. En tant que planificateur d’événements, vous donnez le ton à l’ambiance générale. Cela signifie: si vous restez positif et calme, il n’y aura pas de place pour l’anxiété sur place! Sans oublier que c’est en gardant la tête froide que vous pourrez trouver une solution logique à n’importe quel problème.

Garder plaisir

Peu importe la gravité du sujet de votre événement. Un peu de plaisir est toujours un grand plus. De tous les planificateurs d’événements expérimentés du monde: ne passez pas la partie divertissement.

Rester engagé

Prenez bien soin de la partie parlante. Il n’y a rien qui puisse impressionner plus que la rhétorique engageante. Si vous avez un couple de conférenciers éblouissants à l’événement, ce dernier sera très difficile à ruiner.

Séjour spectaculaire

Les spectacles de Gatsby ne se démoderont jamais. Pour planifier un événement qui est un pur plaisir pour les participants, faites bon usage des techniques d’éclairage, travaillez sur l’accompagnement musical et autres boosters d’humeur. Impressionnez vos invités!