Il n’y a pas d’événements sans participants. C’est pourquoi il est essentiel pour un planificateur de développer une liste de participants à l’aide d’un système d’organisation d’événements, ce qui est un moyen efficace d’organiser le flux de travail de la planification d’événements et une campagne événementielle réussie. Cela permet au planificateur de coordonner le travail de l’équipe en rationalisant toute la documentation connexe au même endroit, en surveillant plus efficacement le flux de travail et bien plus encore.

Qu’est-ce qu’une liste de participants?

Lorsque des participants de plus de 50 pays sont invités et enregistrés sur le site Web de votre événement à Marrakech, ils sont tous impliqués par différents canaux: une liste de participants et une gestion de liste d’invités aident à organiser et à structurer le flux de travail de l’événement.

Les participants peuvent venir de régions lointaines pour apprendre de nouvelles idées lors de la conférence, pour réseauter avec d’autres professionnels ou pour rencontrer les fournisseurs de l’industrie lors de votre cérémonie de remise des prix.

Ils devraient être parfaitement enregistrés et suivis pendant les événements à grande échelle. Une liste de participants est un document d’événement indispensable si vous souhaitez une gestion bien structurée des événements.

GEVME affiche une liste de tous les participants à une session. Vous pouvez basculer entre les onglets Participants et Personnel (qui contient les noms des organisateurs, des présentateurs et des membres du panel) pour voir qui est présent. Cela simplifie le flux de travail et fait de la planification d’événements un réel plaisir, pas un cauchemar.

Comment créer une liste de participants ?

Que devez-vous savoir sur la création de listes de participants à un événement? Tout d’abord, il est assez simple d’utiliser une plate-forme de gestion d’événements professionnelle ou des applications conçues pour l’enregistrement des participants sur place ou en ligne.

Traditionnellement, vous vous enregistrez, demandez une démonstration, apprenez comment cela fonctionne, remplissez les champs nécessaires, puis créez un nouvel événement. Après cela, vous remplissez les champs obligatoires dans les détails de votre événement, y compris les participants, entrez le nom de l’événement et ajoutez les participants à l’événement (une personne ou une entreprise) à partir de votre base de données clients.

Pour aider à caractériser l’événement et faciliter la tâche de ceux qui le recherchent, des balises sont souvent ajoutées. Pour ce faire, les systèmes d’organisation d’événements permettent généralement de cliquer sur le lien Ajouter une balise et de sélectionner l’une des balises existantes ou d’en créer une nouvelle. En sélectionnant Sauvegarder, l’événement créé sera ajouté à la liste des événements. La même chose peut être faite avec vos participants.

Si vous souhaitez limiter l’accès aux événements créés, cochez les options Limiter l’accès et ajoutez simplement les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder l’accès. Cochez l’option Notifier si vous souhaitez informer les utilisateurs sélectionnés des événements créés ou de toute autre mise à jour.

Habituellement, les systèmes d’organisation d’événements professionnels fournissent les meilleurs outils et fonctionnalités nécessaires pour créer des événements et des listes de participants, ainsi que pour étendre vos fonctions de gestion.

En tant qu’organisateur, vous pouvez à tout moment faire en sorte que les autres participants deviennent les présentateurs, ce qui ne les oblige pas à devenir automatiquement des organisateurs.

Pour ajouter d’autres participants, sur la page de l’événement sélectionné, vous avez également la possibilité de basculer vers l’onglet Participants et de sélectionner celui dont vous avez besoin (la personne ou l’entreprise) parmi vos contacts existants en les entrants dans le champ de recherche. Le contact sélectionné sera ajouté pour faire une liste des participants. Généralement, la création d’une nouvelle liste de contrôle de participant peut inclure les fonctionnalités suivantes:

Créer une liste d’invités

Voir et mettre à jour

Les filtres

Les statuts

Données des participants

Fonctions d’exportation

Et plus

Pour stocker toute la documentation relative à l’événement au même endroit, utilisez l’onglet Documents de la page de l’événement sélectionné. C’est ici que vous pouvez:

Créez de nouveaux documents, feuilles ou présentations en cliquant sur le lien Nouveau fichier et en sélectionnant le type de fichier dans la liste.

Modifiez les documents existants en cliquant sur l’option Modifier qui apparaît à droite du document souhaité lorsque vous passez la souris dessus.

Téléchargez des documents à partir du disque dur en cliquant sur le lien Télécharger le fichier, qui sera affiché sous forme de vignette pour un accès facile.

Exportez des documents existants sur votre disque dur à l’aide des options d’exportation / importation, au format qui vous convient (pdf, ppt, docx, etc.).

Les gestionnaires d’événements peuvent suivre l’état des messages électroniques envoyés à propos de l’événement pour tous les déclencheurs de courrier électronique. Les paramètres sont disponibles dans l’onglet Paramètres de la section Evénement. La barre d’outils d’événement fournit une représentation graphique de toutes les statistiques d’événement.

En règle générale, vous pouvez afficher différents types d’informations sur les événements à partir du panneau du système de gestion des événements. Il est également possible d’utiliser une application de gestion de liste d’invités si vous souhaitez avoir un accès plus rapide afin de contrôler le flux de travail de la gestion des événements lors de vos déplacements ou à partir de périphériques autres que votre ordinateur de travail.

Conseils pour les utilisateurs de GEVME

Lorsque les administrateurs, les organisateurs d’événements et d’autres utilisateurs choisissent GEVME, ils obtiennent un système équilibré d’organisation, de gestion et de contrôle des événements, ainsi que toutes les informations nécessaires sur la création d’une liste d’invités à l’aide des assistants de service:

 Fixer des objectifs clairs pour la planification d’événements

Choisissez le format en conséquence

Commencez à planifier tout de suite

Négocier avec les vendeurs