Les tâches de planification d’événements à déléguer à d’autres

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John Hunt, professeur à la London Business School, note que seulement 30% des gestionnaires d’événements pensent pouvoir déléguer. Sur ces 30%, seul un membre du personnel sur trois déclare bien répartir les tâches.

Ainsi, un dixième seulement des gestionnaires d’événements possèdent les compétences de délégation nécessaires pour faire face à une liste de tâches de planification d’événement. Ce que nous offrons est un moyen de découvrir comment déléguer efficacement des tâches pour organiser des événements avec succès avec l’aide d’un expert.

Qu’est-ce que la «délégation»?

Déléguer est une qualité de gestion que de nombreux responsables d’événements considèrent à juste titre comme le secret du succès. Les personnes qui savent choisir les tâches à déléguer réussissent plus souvent dans la gestion d’événements. Le responsable de l’événement qui souhaite déléguer dispose de tout le nécessaire pour être un bon organisateur d’événement.

Raisons pour déléguer la planification de votre événement

Les tâches du gestionnaire d’événements Marrakech comme m-tech events peuvent être nombreuses, de même que les raisons pour déléguer des tâches. Vous ne pouvez tout simplement pas faire face à tout seul. Vous devez déléguer une partie de votre travail.

Vous ne pouvez pas tout faire

Résister à la délégation n’est pas recommandé, même si vous pensez pouvoir tout gérer vous-même. Restez au courant des progrès des aspects délégués et concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur les procédures. Assigner des tâches importantes à votre personnel en fera un élément précieux de l’équipe. En déléguant des tâches, vous permettez à vos employés et à votre entreprise de se développer.

Cela éliminera énormément de stress

La délégation atténue le stress pour le manager et les membres de l’équipe. Vous spécifiez le résultat que vous souhaitez donner aux personnes en qui vous avez confiance, le contrôle, l’identification des limites dans le flux de travail, le support fourni, etc.

Vous aurez plus de temps pour interagir avec vos sponsors et vos participants

Lorsque le processus d’organisation des événements est réparti entre différents membres de l’équipe, vous disposez de plus de temps disponible pour les tâches que vous accomplissez le mieux ou les tâches que vous ne pouvez pas déléguer. Les sponsors, les participants et les partenaires doivent être hautement prioritaires.

Vos événements vont s’améliorer

Vous obtenez les informations nécessaires pour résoudre les problèmes régulièrement lors de la délégation. Lors de l’organisation du travail, les connaissances sont constamment mises à jour. Vous devez donc consacrer du temps à la formation de vos employés et les services qu’ils fournissent seront améliorés. Ainsi, vos événements vont s’améliorer.

Vous vous améliorerez et grandirez en tant que professionnel

Les membres de votre équipe sont libres d’agir dans le cadre de responsabilités définies et ont la possibilité de se développer professionnellement. En tant que responsable de la planification, vous obtenez un excellent résultat.

À qui déléguer des tâches?

Afin de déléguer à la bonne personne, les facteurs à prendre en compte ici incluent:

L’expérience, les connaissances et les compétences de l’individu correspondant à la tâche déléguée.

Avez-vous le temps et les ressources nécessaires pour dispenser la formation nécessaire?

Le style de travail préféré de la personne.

A quel point la personne est-elle indépendante?

Que veut-il de son travail?

Quels sont ses objectifs et ses intérêts à long terme et comment s’alignent-ils sur le travail proposé?

La charge de travail actuelle de cette personne, etc.

Pour déléguer des tâches du planificateur d’événements, essayez d’imaginer un employé comme l’image parfaite d’un délégué. S’il y a une correspondance de 70%, n’hésitez pas à déléguer. Les erreurs cadreront dans les 30% prévus. Vous les corrigerez dans le workflow avec les points de contrôle.

Quand déléguer des tâches

La délégation devrait être un gagnant-gagnant. Pour cela, vous devez le faire correctement. Cependant, vous ne pouvez pas déléguer tout ce que vous voulez. Pour déterminer à quel moment la délégation est la plus appropriée, vous devez prendre en compte certaines questions clés:

La personne a-t-elle le temps de faire plus de travail?

La délégation nécessitera-t-elle la redistribution d’autres responsabilités et charges de travail?

Lorsque vous choisissez la bonne personne, déléguez la planification de votre événement et fournissez-lui les ressources nécessaires, ainsi que l’autorité nécessaire pour effectuer le travail.

Tâches à déléguer à d’autres

Les types de travail suivants sont généralement délégués:

Travail de routine;

Activités spécialisées;

Problèmes privés et mineurs;

Travail préparatoire.

Lorsque vous commencez à déléguer à une personne lors d’un événement, vous remarquerez peut-être qu’elle prend plus de temps que vous pour effectuer ses tâches. C’est bon. C’est parce que vous êtes un expert dans le domaine et que la personne à qui vous avez délégué est toujours en apprentissage. Les meilleures tâches à déléguer seront les suivantes:

Obtenir des réponses

Cela peut suivre une routine, telle que l’envoyer à temps, l’utilisation d’un service d’invitation en ligne, ou la fourniture de moyens alternatifs au RSVP, en rendant le RSVP visible et urgent, en offrant une incitation à ceux qui le font tôt, etc.

Vérification de la nourriture et des boissons

Les restaurants et autres lieux qui attirent les clients avec de beaux intérieurs, des prix bas, une bonne publicité, des plats et des boissons délicieux, etc. peuvent également être délégués à quelqu’un d’autre. Sinon, comment pouvez-vous être sûr de la qualité des produits proposés?

Communication avec les vendeurs

Confiez cette tâche à quelqu’un qui a beaucoup de contacts utiles ou qui aime communiquer avec les gens de la sphère.

Conclusion

Au début, il peut être effrayant de déléguer: les membres de l’équipe pourraient ne pas être en mesure de faire face, ils vous considéreraient incompétent, la réputation de la société pourrait en souffrir, etc. Cependant, les craintes ralentissent le développement du personnel et de la société.

Il est temps de réaliser que la délégation n’est pas une bête effrayante qui ne fera qu’engendrer des problèmes. La délégation est l’une des cinq fonctions principales qu’un gestionnaire d’événements majeur doit effectuer. Peu importe le nombre d’employés que vous avez: 200 ou 20, ni la taille de l’événement que vous organisez: 50 ou 50 000 participants.