Comment animer un événement?

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Les agents de l’événement peuvent influencer le succès des événements. Vous avez planifié, organisé et entretenu les moindres détails de votre prochain événement et maintenant c’est l’heure du spectacle. Etes-vous prêts?

Si vous n’avez pas sélectionné le personnel approprié pour votre événement, la réponse à cette question est non. Savoir comment gérer un événement est une étape importante – mais parfois négligée – du processus de planification d’un événement. Donc, avant d’aller trop loin, sécurisez le personnel de l’événement qui correspond le mieux à vos besoins.

Ils ne seront pas seulement l’aide supplémentaire dont vous avez besoin; ils seront aussi les personnes avec lesquelles vos invités entrent en contact et cette interaction peut aider ou nuire au succès de votre événement.

De quel personnel de l’événement avez-vous besoin? La réponse à cette question dépend de plusieurs facteurs:

-Le nombre d’invités que vous attendez

-La durée de l’événement

-L’auditoire

-La portée globale de votre événement joue un rôle dans vos décisions de dotation.

La dotation peut inclure:

-Préposés au stationnement

-Enregistrement des agents

-Serveurs alimentaires

-Vérificateurs de manteaux

-Représentants d’information client.

Pour les événements de grande envergure, vous pourriez avoir besoin du personnel de l’événement pour:

-Superviser le stand d’exposition

-Accueillir et assister les conférenciers

-Manipuler la table et les dispositions de sièges

-S’occuper de l’équipement audiovisuel.

Les détails, ça compte!

Si votre event Marrakech est pour une organisation, vous pouvez avoir des employés de l’entreprise ou des bénévoles de l’événement qui peuvent assumer certaines des responsabilités de dotation. D’autres aides peuvent déjà être fournies par le lieu de l’événement ou les fournisseurs que vous avez engagés, tels que la restauration.

Travaillez à travers toutes les facettes de votre événement du début à la fin pour déterminer vos besoins en personnel. Gardez à l’esprit que des problèmes surgiront et vous ne serez pas en mesure d’éteindre personnellement tous les incendies et de tendre à chaque détail. Embauchez du personnel adéquat pour couvrir tous les services fournis.

Les collaborateurs de l’événement peuvent aider votre événement

Tout le personnel de l’événement travaillant votre événement s’apparente à des représentants du service à la clientèle. Si un client a une mauvaise expérience avec le service client, il se peut qu’il ne revienne jamais dans cette société. De même, une interaction négative avec un membre du personnel de l’événement peut entacher ce qui était autrement une expérience d’événement positif.

Ne mettez pas le succès de votre événement entre les mains d’un personnel inexpérimenté. Assurez un budget pour le personnel approprié et assurez aussi leur disponibilité des semaines à l’avance afin de ne pas finir avec … eh bien, les restes. Embauchez le meilleur personnel possible.

Éduquez le personnel de votre événement

Même le personnel de l’événement le plus expérimenté et qualifié a besoin d’instructions. Fournir des informations sur votre entreprise, le but de l’événement, la nature des invités, les problèmes potentiels à surveiller et discuter de vos attentes. Un personnel bien informé peut répondre aux questions de manière professionnelle et assister efficacement vos invités.

Désigner une personne de contact pour le personnel de l’événement embauché et indiquer la meilleure façon de les joindre s’ils ont des questions ou ont besoin d’aide. Si le personnel de votre événement est impliqué dans votre mission et votre objectif, ils sont plus susceptibles de vous aider à l’atteindre.

Considérez votre propre jeu de mains supplémentaire

L’événement peut nécessiter beaucoup de mains – ou au moins plus que votre paire de mains – pour réussir un événement. Même si vous avez déjà embauché des traiteurs, un fleuriste, des agents de billetterie et des préposés au service de voiturier, ne négligez pas vos propres besoins.

Vous êtes le principal responsable de cet événement et, inévitablement, les personnes impliquées se tourneront vers vous pour répondre personnellement à leurs questions et répondre à leurs préoccupations. Embaucher un assistant professionnel et compétent pour agir comme votre «go-to» personne. Avoir une personne bien informée à vos côtés pour prendre un certain nombre de petites tâches de votre assiette sera bien dépensé.