Comment trouver des fournisseurs pour un événement

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Vous ne voulez certainement pas entrer dans une situation où vous avez fait le travail parfait pour gérer un événement, mais une seule erreur par un vendeur ruine tout. Choisir un fournisseur d’événements, c’est comme bâtir une relation amoureuse: vous choisissez un partenaire fiable, attentionné et désireux de rester avec vous à long terme. Nous avons rassemblé ces astuces de travail pour la sélection des fournisseurs d’événements et les types de fournisseurs avec lesquels vous devrez rester en contact.

Comment sélectionner les fournisseurs dont votre événement a besoin

Bien planifié est à moitié fait. Considérez les points suivants avant de faire votre choix final pour un fournisseur d’événements:

Alignez vos valeurs

Dans la planification de Location materiel eclairage à Marrakech, il existe des valeurs et des normes qui définissent à la fois un organisateur et un fournisseur. Pour que vos événements soient compatibles avec les valeurs des fournisseurs, vous devez leur poser de nombreuses questions avant de commencer votre accord commercial:

Que représente leur entreprise?

Avec quels types d’événements et d’entreprises vos fournisseurs cibles collaborent-ils?

Ont-ils des références ou des recommandations d’autres partenaires / organisateurs d’événements?

Garantissent-ils une indemnisation en cas de défaut de fournir leurs services à temps?

Sont-ils prêts à offrir des réductions dans le cas d’une coopération à long terme?

Puisque le budget est souvent le principal point de négociation entre les fournisseurs et les planificateurs d’événements, vous devriez être prêt à la fois avec votre budget désiré et votre budget maximum.

Compiler une liste préliminaire

Même si le premier vendeur que vous découvrez semble être la solution idéale, ne vous précipitez pas dans un arrangement. Compiler une liste de fournisseurs est l’étape que vous ne pouvez pas ignorer si vous voulez tirer le meilleur parti des connexions avec les fournisseurs.

Dressez la liste de tous les contacts d’une feuille de calcul ou de votre liste de contrôle personnalisée pour la planification d’événements, ainsi que des commentaires pour chaque catégorie de fournisseurs. Pour effectuer l’évaluation la plus complète possible, demandez les devis des fournisseurs, consultez leurs sites Web et demandez à vos collègues des recommandations.

En fonction des informations que vous recevez, évaluez tous les fournisseurs de votre liste et supprimez ceux qui ne répondent pas à vos exigences. À la prochaine étape, contactez directement chaque fournisseur pour discuter de votre événement et voir ce qu’il peut offrir.

Voici quelques bons conseils pour compiler une liste de contrôle des fournisseurs pour les organisateurs d’événements:

Si vous embauchez un planificateur d’événements externe, assurez-vous que cette personne a une bonne stratégie pour la sélection des fournisseurs d’événements. Quelle que soit l’expertise d’un professionnel de l’événementiel, une personne de l’extérieur devrait passer beaucoup de temps à faire de la correspondance de valeur, car il lui est plus difficile de comprendre vos besoins.

Repérer les meilleurs candidats

Avec une liste raccourcie de fournisseurs, vous pouvez maintenant entrer dans le tour final. Sur la base des exigences personnalisées, sélectionnez les 5 meilleures qualités d’un fournisseur parfait qui sont essentielles au succès de votre événement. Pour chaque catégorie de fournisseurs, les listes de qualités peuvent différer. Par exemple, si vous avez besoin de choisir un fournisseur fiable de location de meubles, vous pouvez analyser les fournisseurs en fonction de l’assurance de la propreté, de la livraison et de la garantie d’assurance.

Faites attention aux résultats

Alors … vous êtes toujours hésitant. Dans ce cas là, le suivi des réalisations passées vous aidera à finaliser vos décisions et à choisir les meilleurs fournisseurs pour l’événement. Un résultat de la vie réelle est la meilleure preuve de bonne qualité. Plongez aussi profondément que possible dans la performance de vos candidats, choisissez ceux qui réussissent le mieux et apportez-les à bord.

Conseils pour garder les fournisseurs d’événements heureux et productifs

Selon le professionnel chevronné de l’événement, Preston Bailey, bien communiquer avant et après un événement est le secret des relations saines avec les fournisseurs d’événements. Même si, pour une raison quelconque, vous ne collaborerez pas avec votre fournisseur actuel, il est essentiel de créer une atmosphère positive. Respectez les idées que vos fournisseurs ont de votre événement, présentez-les au côté technique de l’organisation de l’événement, assurez-vous d’avoir une connexion avec les fournisseurs et vous pouvez entrer en contact à n’importe quelle étape de l’organisation de l’événement.

Types de fournisseurs d’événements

Il y a un grand nombre de fournisseurs, fournisseurs et entrepreneurs qui peuvent soit faire votre événement ou le casser. Pour trouver le bon fournisseur pour un événement, vous devez d’abord faire preuve de diligence raisonnable. Voici les principaux types de fournisseurs que les organisateurs d’événements embauchent habituellement, ainsi que les endroits où vous pouvez les trouver:

1) Qui: photographe / vidéographe

Quoi: capturer les moments clés; créer un concept visuel pour un événement; Discuter de la production vidéo / détails de la photographie avec les organisateurs.

Où: Entreprises de conception d’événements multiservices, studios locaux de photographie / vidéographie, médias sociaux (pour les professionnels indépendants).

2) Qui: Décorateur, designer stationnaire, fleuriste

Quoi: Choisir des décorations pour un événement en fonction des besoins; commander des matériaux personnalisés; créer / commander des arrangements floraux.

Où: entreprises locales de design de papeterie / fleuristes, entreprises événementielles multiservices.

3) Qui: Traiteur, barman, chocolatier, propriétaire de magasin

Quoi: Commandez et livrez la restauration; servir de la nourriture et des boissons; fournir l’inventaire.

Où: Installations pour événements spéciaux, restaurants / boutiques locaux, entreprises événementielles multiservices.

4) Quoi: créer un programme de divertissement; gérer l’équipe d’interprètes; divertir les invités.

Où: Entreprises événementielles multiservices, entreprises de divertissement, artistes / musiciens indépendants.